La cobranza de deudas impagas de alto monto, ya sea que se trate de facturas, pagarés, letras, contratos o títulos de crédito de otro tipo, debe tener un tratamiento especial. Evidentemente no debe ser lo mismo gestionar la cobranza de una deuda impaga de bajo monto que una de alto monto. En este articulo revisaremos, brevemente, el motivo por el cual debe ser distinta la gestión y cuales deberían ser las características de esa gestión.
Primero que todo digamos que el umbral o punto de corte de lo que entendemos como “alto monto” dependerá de cada empresa o persona.
Esa decisión de fijar el monto por el cual calificar una deuda de alto monto o no, contemplará el monto promedio de facturación, , monto promedio de deudas morosas y el análisis de la afectación, en mayor o menor grado, en los índices de morosidad, de provisiones establecidas por normativa legal o por imposición corporativa y del mayor o menor impacto en el flujo de caja futuro. En ese sentido, cada empresa o persona es una realidad distinta.
Es muy posible que nos encontremos con la constante del 80/20, es decir, el 80 por ciento de la morosidad está concentrada en el 20 por ciento de los deudores morosos. Ahí tenemos, justamente, un criterio para aplicar y decidir el punto de corte.
Dicho lo anterior, lo concreto es que, obviamente, no hay que hacer los mismo para cobrar una deuda de bajo monto que con una de alto monto.
En este último caso, deberemos estar dispuestos a “acelerar” o “adelantar” los plazos establecidos para la gestión de cobranza general. Además, deberemos estar dispuestos a dedicar más tiempo y esfuerzo y a incurrir en mayores costos iniciales (hay que tomarlo como una inversión).
Por último, creemos que debe considerarse obligatoriamente la externalización de dicha gestión, sin perjuicio de mantener el control y seguimiento respectivo, en forma interna, por las razones que veremos más adelante.
Veamos con más detalle estas ideas:
1.- ¿Por qué debemos gestionar de diferente modo una deuda de alto monto?
La justificación de mayor y mejor gestión, de mayor inversión inicial, de mayor control, etc., pueden entenderse desde varios puntos de vista, veamos:
Desde el punto de vista de la cobranza: Se justifica porque hay que evitar conductas evasivas tales como cambiar el domicilio (“desaparecer del mapa”) evitando así el éxito de las gestiones de contacto y las notificaciones judiciales. Asimismo, llegar primero mejora las posibilidades de recuperación mientras la parte deudora esté funcionando y controlando su flujo de caja pagando solo a proveedores esenciales o a quienes lo presionen más.
En este punto debemos recalcar la necesidad de enmarcar la gestión al respeto irrestricto de la normativa vigente y también al de las buenas prácticas. Creemos, firmemente, que para obtener resultados no es necesario incurrir en malas prácticas que pueden traer consecuencias perjudiciales.
Desde el punto de vista jurídico: Se justifica dado que al estar hablando de deudas de alto monto, debemos tener como objetivo principal el de evitar a toda costa la prescripción de los títulos ejecutivos de la deuda propiamente tal, como asimismo la pérdida de eficacia de las garantías reales o personales que existan.
Desde el punto de vista financiero: Se justifica ya que por tratarse de montos altos indudablemente el flujo de caja se ve afectado por lo que, a contrario sensu, la recuperación del capital comprometido aliviará en la misma medida, pero positivamente. Hay que recuperar el capital perdido, en su totalidad o al menos en una parte.
Desde el punto de vista contable-tributario: Se justifica ya que focalizar la gestión de cobranza en deudas de alto impacto ayudará a disminuir o eliminar el impacto interno negativo al no requerir de capital adicional y/o destinarlo a provisionar su pérdida. Asimismo, una buena gestión de cobranza, aunque no se recupere, permitirá obtener una declaración de incobrabilidad y acogimiento al beneficio tributario establecido por la ley.
2.- ¿Cuáles deben ser las exigencias para una adecuada gestión de cobranza de deudas impagas de alto monto?
Las características que debe tener una gestión de cobranza de deudas impagas de alto monto, al menos, de acuerdo a nuestra experiencia, son las siguientes:
Gestión Profesional: Muchas de las técnicas de cobranza y la disponibilidad de herramientas adecuadas solo están disponibles mediante la intervención de expertos en cobranza. Si bien no hay éxito asegurado, hay que evitar errores y demoras.
Rápida: Saber que hacer traerá como consecuencia una mayor rapidez en la gestión. ¿Para qué esperar? No hay que perder tiempo.
Eficiente: Indudablemente que hay que actuar rápido, pero con el objetivo de tener resultados, es decir, recuperar. Como hablamos de eficiencia y no solo de eficacia, debemos contemplar un presupuesto adecuado pero controlado como inversión para la gestión de cobranza, de acuerdo a los montos involucrados.
3.- ¿Cuáles son los pasos a seguir para gestionar la cobranza de una deuda impaga de alto monto?
A nuestro modo de ver lo que l responsable de las cuentas por cobrar de toda empresa o institución debe hacer, es lo siguiente:
A.- Entregar todo o parte de la gestión de cobranza a expertos externos
Ya lo dijimos, pastelero a tus pasteles. El diagnóstico, la planificación y la ejecución de gestiones de cobranza en deudas de alto monto debe ser necesariamente efectuada por expertos. El riesgo de equivocarse conlleva la eventual incobrabilidad de la deuda y el impacto negativo que ya hemos vislumbrado.
B.- Efectuar un Estudio Preliminar de factibilidad
No hay que trabajar a ciegas. Debemos saber que estamos cobrando, a quien y en que situación comercial y financiera se encuentra el deudor. Esto involucra al menos la revisión de los siguientes aspectos:
- Análisis financiero comercial: Revisar balances, estados de resultados, pagos de IVA pueden resultar reveladores
- Informes comerciales y de quiebras: Saber que grado de endeudamiento tiene el deudor, a cuantos acreedores y saber si ya está acogido a un régimen de reorganización o liquidación concursal es información posible de obtener en forma oficial.
- Situación de funcionamiento actual: ¿La empresa deudora está funcionando? Contesta los correos y fonos. Hay que chequear y monitorear constantemente.
- Revisión de títulos de créditos y garantías: Una gestión preventiva eficiente habrá considerado la emisión de pagarés, contratos notariados o garantías reales y/o personales. Hay que revisar su disponibilidad y vigencia.
- Informe de probabilidad de ubicabilidad y patrimonio.
C.- Plan de acción rápida
Con la información obtenida como resultado de los pasos anteriores se debe elaborar un plan de acción rápida por parte del gestor externo y experto en cobranza, expresado en una carta Gantt, el cual a lo menos debiera contemplar lo siguiente
- Gestiones y Carta ultimátum por todos los medios de comunicación posibles
- Cierre de relaciones comerciales y mantención del contacto
- Demanda judicial
- Seguimiento de la gestión de cobranza
D.- Negociaciones
El resultado positivo de las gestiones (judiciales o no) conduce a un resultado de recuperación del capital impago el que necesariamente implica una labor de negociación con el deudor.
En la práctica, los deudores dispuestos a pagar toman contacto tanto con el acreedor como con el abogado o gestor judicial de la causa de cobranza. Se hace necesario, por tanto, una coordinación previa entre mandante y el gestor externo de tal modo de no entrar en contradicciones acerca de eventuales descuentos, plazos y exigencias de formalización del pago o acuerdos.
Por parte del gestor externo deberá existir un personal idóneo que dialogue y atienda a los deudores, conozca lo que está cobrando y tenga todas las respuestas y alternativas de solución. Se habla de poseer cualidades de “inteligencia emocional”.
E.- Formalización de Pago, Acuerdo de pago o emisión de certificado de incobrabilidad.
Bueno. Hemos llegado a la hora de los resultados. Haber seguido todos los pasos anteriores no asegura un resultado de pago efectivo total de la deuda, pero asegura haber agotado todos los medios posibles para lograrlo.
Si el deudor finalmente ha pagado totalmente la deuda entonces habrá que tener el cuidado de registrar ese pago total y desactivar las gestiones de cobranza en forma inmediata.
Si el deudor ofrece un convenio de pago y esto es aprobado por el acreedor, entonces habrá que analizar la conveniencia de formalizar un acuerdo de pago. Decimos esto porque muchas veces se comete el error de terminar un juicio avanzado mediante un avenimiento judicial, por ejemplo, en el que el juicio estaba con embargo. Gran error. El avenimiento termina el juicio, los embargos se pueden alzar y si el deudor no cumple el avenimiento habrá que hacer un nuevo juicio con el riesgo de no poder notificarlo o no tener bienes disponibles para el embargo.
Las alternativas son plazo de suspensión de juicio mientras paga, avenimiento judicial, transacción, renegociación, etc. Lo importante sería siempre obtener un abono importante a la deuda a modo de pie, una debida actualización de datos de contacto y estado de situación. Recordemos que, en la práctica, se trata de un nuevo otorgamiento de crédito, el que, por supuesto, es de mucho mayor riesgo. Deseable sería la concurrencia de garantías reales o personales (hipoteca, prenda, codeudor solidario, etc.).
Finalmente, si el deudor no paga y se ha llegado a la convicción de que no será posible obtener recuperación alguna, entonces se podrá emitir un certificado de incobrabilidad y acceder a los beneficios tributarios de declarar incobrable una deuda según la legislación vigente.
Si desea asesorarse por expertos en cobranza no dude en contactarnos.
¡¡Buena suerte!! …. O mejor dicho ¡¡ Buena Gestión!!